REKISTERI ja TIETOSUOJASELOSTE

EU Tietosuoja-asetus  GDPR

Laatimispäivä: 23.5.2018

Päivitetty: 24.1.2019

1

Rekisterinpitäjä

Nimi: Piikalikan Puoti Oy

Osoite: Myllykyläntie 82 02570 Siuntio kk

Muut yhteystiedot: (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):

Sähköposti piikalikka@piikalikka.fi. Puhelin 040 756 32 41.

2

Tietoturvavastaava

Yritykseltä ei vaadita erillistä tietoturvavastaavaa.

3

Rekisterin nimi: Piikalikan Puodin asiakasrekisteri

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite kerätään kaikilta verkkokaupan asiakkailta. Asiakkaan nimeä tarvitaan tilauksen yksilöimiseen ja sähköpostiosoitetta tilausvahvistuksen lähettämiseen sekä muuhun toimituksen kannalta tarpeelliseen kommunikointiin.

Verkkokauppa-alusta pakottaa asiakkaan osoitteen syöttämisen, koska tavanomaiset verkkokaupat tarvitsevat tämän tiedon. Piikalikan Puoti ei tarvitse tätä tietoa toimitustavoissa, joissa toimitusta ei viedä asiakkaalle kotiin asti. Mutta tieto kuitenkin tallentuu systeemiin. Samaten kielivalinta tallentuu, vaikka kaupasta on tällä hetkellä vain suomenkielinen versio. Myös asiakkaan IP osoite tallentuu automaattisesti.

Lisäksi verkkokauppa-alusta tallettaa myös asiakasnumeron. Myös rekisteröitymisajankohta ja viimeisen kirjautumisen ajankohta tallentuu, jotta aktiiviset nykyiset asiakkaat voidaan erottaa palvelua käyttämättömistä asiakkaista. Verkkokauppa-alusta tallettaa automaattisesti myös ostokertojen lukumäärän sekä ostojen yhteissumman. Myös peruutettujen ostosten määrä tallentuu.

Asiakkaan puhelinnumero vaaditaan, jotta asiakas voidaan tavoittaa esimerkiksi kotiinkuljetus- tai nouto-aikataulun muuttuessa. Ainoa toimitustapa, joka ei vaadi puhelinnumeroa on nouto yrityksen toimitiloista.

Ongelmatilanteissa asiakkaaseen otetaan yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse (esimerkiksi viivästynyt toimitus, peruutus, vaikeus löytää perille tai asiakas ei paikalla).

Asiakkaan toimituksen toteuttamiseksi talletetaan myös tilauskohtaisesti toimitustapa, maksutapa, maksun viite ja tilatut tuotteet.

Asiakas voi halutessaan rekisteröityä pelkän tilaamisen sijaan. Erikseen rekisteröityvä asiakas voi halutessaan saada uutiskirjeen sähköpostitse tai tekstiviestitse. Tällä tapaa rekisteröityneet asiakkaat on mahdollista myös lajitella eri asiakasryhmiin manuaalisesti, mutta ei automaattisesti. Asiakasryhmät eivät tällä hetkellä ole käytössä.

5

Rekisterin tietosisältö:

Asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero, kielivalinta, ip osoite, rekisteröitymisjankohta, viimeisin kirjautumisajankohta, ostokertojen lukumäärä, ostojen yhteissumma, peruttujen ostosten lukumäärä.

Toimitustapa, maksutapa, maksun viite, tilatut tuotteet.

6

Säännönmukaiset tietolähteet:

Asiakas antaa itse nämä tiedot verkkokaupassa ostoksia tehdessään.

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Tietoja ei luovuteta muiden käyttöön. Jos yrittäjä sairastuu ja toimituksen tekee joku toinen henkilö, tämä henkilö saa tiedot käyttöön toimituksen ajaksi toimituksen mahdollistamiseksi.

8

Tietojen siirto: EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietoja ei siirretä.

9

Rekisterin suojauksen periaatteet:

A Manuaalinen aineisto

Tietoja käytetään ja talletetaan sähköisesti. Manuaalista aineistoa ei ole.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Asiakasrekisteri ja verkkokauppa sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Käytetty platform on myCashFlow. Turvallisuudesta löytyy tarkempaa tietoa sivustolta

https://www.mycashflow.fi/verkkokaupan-tietoturva/. Verkkokaupassa on myös SSLsuojaus.

Klarna Checkout -tukea käytetään MyCashFlow-platformin kautta.

Käyttäjätunnuksia ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle ja tunnukset ovat vaan yrittäjällä. Asiakkailla on mahdollisuus nähdä ja muuttaa omia tietojaan sähköisesti järjestelmässä. Tietojen poistoa varten tulee ottaa yhteyttä yritykseen esimerkiksi verkkakaupan Ota Yhteyttä toiminnon kautta.

10

Tietojen säilyttämisaika:

Varsinainen asiakasrekisteriin jää talteen uutisia pyytäneet rekisteröityneet  asiakkaat. Näille asiakkaalle lähetetään kysely kolmen vuoden kuluttua viimeisimmistä tilauksesta. Kyselyssä kysytään, haluaako hän yhä olla rekisterissä. Jos vastausta ei tule, hänet  poistetaan uutisten saajien rekisteristä.

Varsinaisen asiakasrekisterin ulkopuolelle jääneiden asiakkaiden tilauskohtaiset tiedot tallettuvat järjestelmään ja ovat erilaisten raporttien muodossa järjestelmästä kysyttävissä. Näillä ei kuitenkaan ole tilauksen toimittamisen jälkeen käyttötarvetta eivätkä asiakkaat jää varsinaiseen asiakasrekisteriin toimituksen jälkeen elleivät ole erityisesti rekisteröityneet.

11

Rekisteröitynyt asiakas  pääsee itse jälkikäteen muokkaamaan tietojaan ja näkemään ostohistoriansa. Sähköpostia tai verkkokaupan Ota Yhteyttä toimintoa käyttämällä  asiakas voi myös pyytää asiakasrekisteristä poistamista.